Lean management: ridurre i costi aziendali in poche, semplici mosse

Nella sua quotidiana esperienza di consulente aziendale uno dei temi caldi è quello della riduzione dei costi aziendali con l’obiettivo di recuperare competitività.

Non sempre però il tema è affrontato nella prospettiva giusta con la conseguenza che non produce risultati e porta l’azienda a infilarsi in un circolo vizioso.

A raccontare la sua esperienza è l’ing. Carlo Ghedin, esperto d pianificazione e controllo e e titolare di “Squadra”, che, insieme ad dott. Paolo Golfetto,  sarà docente al corso Lean Management per PMI in partenza il 18 maggio in CNA a Treviso.

Ing. Ghedin, in che modo le aziende affrontano il tema del taglio dei costi?

Di solito quando si affronta il tema della riduzione dei costi lo si analizza da un punto di vista prettamente contabile: si mettono in fila i dati dei costi, si considerano le voci che incidono in misura maggiore sul fatturato e poi si stende il piano di battaglia. Ovvero: chiamare i fornitori per ottenere sconti o pensare di sostituirli con fornitori meno costosi; tagliare i servizi discrezionali o non strettamente necessari; stare con il fiato sul collo ai dipendenti perché lavorino più velocemente; valutare la possibilità di ridurre il personale o di attivare la cassa integrazione.

Cosa c’è a suo avviso che non va in questo approccio?

Di solito l’azienda esce da questa “cura dimagrante” con prodotti di qualità peggiore, con una riduzione del livello di servizio e un clima interno fortemente negativo: questo comporta la perdita di altri clienti e la necessità di un ulteriore intervento di riduzione costi… Ecco il circolo vizioso di cui parlavo sopra.

Esiste un modo diverso di affrontare il problema?

A mio avviso sì, ma non è una ricetta magica: ridurre i propri costi senza intaccare il valore consegnato al cliente è un percorso lungo e impegnativo che si fa un passo alla volta con costanza e determinazione coinvolgendo tutto il proprio gruppo di lavoro.

Da dove partire? Come iniziare questo percorso?

Primo punto: imparare a vedere gli sprechi.

Se vogliamo ridurre i costi senza diminuire il valore dei nostri prodotti/servizi dobbiamo lavorare sugli sprechi ovvero su ciò che costa ma non produce valore.

Trasporti, scorte eccessive, movimenti non necessari, attese, produrre più dell’ordinato, processi non appropriati, difetti e rilavorazioni: ciascuno di questi elementi costa ma non fornisce valore ai nostri clienti. Imparare a riconoscere la presenza degli sprechi nei nostri processi produttivi è il passo preliminare per iniziare il viaggio di riduzione dei costi.

Si tratta di un passaggio fondamentale perché ci permette di realizzare che i nostri costi attuali non dipendono solo da fattori non controllabili come il costo della manodopera italiano o il livello di tassazione del nostro Paese, ma anche da fattori su cui possiamo lavorare e migliorare come l’efficienza dei nostri processi.

Mi confronto spesso con imprenditori sfiduciati dalla crisi che vivono un senso di impotenza rispetto alle dinamiche macroeconomiche. Credo sia necessario ritrovare un po’ di entusiasmo confidando sul fatto che lavorando con serietà all’interno della nostra azienda possiamo davvero fare la differenza e recuperare competitività.

Se infatti dobbiamo scegliere se dedicare i nostri pensieri e le nostre energie a elementi che non possiamo modificare o a elementi che possiamo influenzare, cosa ritenete più saggio fare?

Quali possono essere gli strumenti per migliorare?

Andare a esaminare le cose nel posto in cui avvengono e decidere in base ai fatti. Ed è il secondo punto: se si vuole ridurre i costi bisogna migliorare il metodo di lavoro.

Si inizia cominciando ad osservare come si svolgono attualmente i processi lavorativi e, insieme al personale di produzione, si identificano i problemi e gli sprechi che impediscono di aumentare la produttività.

Il “Job Methods” è un metodo in quattro fasi che può essere applicato a qualsiasi operazione per aumentare la produttività. Le quattro fasi sono relativamente semplici e con un po’ di formazione possono essere assimilate ed applicate alla propria situazione ottenendo risultati significativi.

Può fare un esempio concreto?

Eccolo: cercare le cose e recuperare gli attrezzi non aggiunge valore.

Mi è capitato recentemente di analizzare una operazione di assemblaggio: per circa il 30% del tempo complessivo l’operatore stava cercando utensili o attrezzatura, oppure stava recuperando i componenti che dovevano essere montati.

Fare in modo che l’operatore non si debba spostare dalla postazione di lavoro perché ha a disposizione tutto quello che gli serve aumenta drasticamente la produttività. In molti casi può essere vantaggioso che uno degli operatori diretti si occupi dell’asservimento dei materiali ai colleghi.

Anche seguire la semplice regola “un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto” ha un impatto inaspettato sui tempi di lavoro.

Altre aree su cui lavorare?

Gli altri principi guida sono: riparare difetti produce costi non necessari; gli standard sono la base del miglioramento; programmare il lavoro consente di impostare un ritmo e concentrarci sugli obiettivi; lavorare per ridurre il Lead Time….

Ognuno di questi punti avrebbe bisogno di una trattazione specifica…

Che sarà oggetto del corso che partirà in CNA a breve…

Esatto. Entreremo nel merito, fornendo agli imprenditori tutti gli strumenti necessari. Sarà un percorso di grande utilità per le nostre imprese. Mi bastava in questa sede far capire che per ridurre i costi bisogna affrontare i propri problemi.

Affrontarli con il giusto atteggiamento significa considerarli opportunità di miglioramento.

Poi però questa filosofia dovrà essere condivisa con i propri collaboratori. Come possiamo riuscirci?

Se quando si verifica un problema non ci chiediamo: “Di chi è la colpa?” ma “Perché è successo?” facciamo un passo avanti nella giusta direzione.

Una considerazione finale…

Dica…

I miglioramenti duraturi si ottengono un secondo alla volta per accumulo.

Quando affrontiamo il tema della riduzione dei costi vorremmo effettuare dei cambiamenti che ci consentano di ottenere rapidamente un risultato del 20%-30%. In genere per ottenere subito questo tipo di risultato si devono effettuare importanti investimenti che comportano disponibilità finanziaria e un consistente aumento dei costi fissi: ed è il proverbiale gatto che si mangia la coda…

La sfida che propongo alle imprese è questa: siete in grado di ridurre i tempi produttivi di alcuni minuti rivedendo il processo produttivo alla luce dei punti illustrati in precedenza?

Se siete in grado di farlo una volta lo potete ripetere sistematicamente fino ad ottenere risultati significativi. Ricordiamoci infatti che migliorare dello 0,1% al giorno significa migliorare del 30% all’anno!

I temi esposti dall’ing. Ghedin saranno affrontati nel percorso formativo Lean Management per PMI.

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